|
Bugetul este instrumentul necesar, dar nu si suficient, pentru o gestiune corecta. El trebuie completat in permanenta de un ansamblu de instrumente de gestiune care sa masoare distantele aparute intre buget si realitate. Acest procedeu e numit control de gestiune - adevarat sextant al managerului care trebuie sa faca bilantul cat mai des posibil.
Aceasta adevarata panoplie de instrumente grupeaza unitati de masura analitice (fise tehnice, simularea vanzarilor, controlul articolelor), dar si sintetice: tablou de bord, analiza diagnostica permanenta, cont de gestiune lunar. Pentru claritate, vom evoca fiecare din aceste tehnici intr-o ordine logica. In cursul actiunii, managerul are insa o atitudine globala si utilizeaza simultan toate aceste tehnici sau o parte dintre ele. Fiecare are felul lui de a doza, asa cum fiecare companie are propriul sistem de control al gestiunii. Utilizarea exhaustiva a intregului set de masuri e dificila, daca nu imposibila; riscul este ca actiunile sa fie blocate de diferitele controale. Cititorul va alege tehnicile cele mai adaptate afacerii sale, in functie de personalitate, de colaboratori. Politica de control a gestiunii va fi determinata de aceste alegeri si de gradul de precizie al informatiilor de control.
Dintre tehnicile studiate, trei sunt indispensabile oricarui profesionist care vrea sa reuseasca, oricare ar fi dimensiunea companiei sale. Este vorba despre fisa tehnica, tabloul de bord si contul de gestiune lunar.
Fisa tehnica
Fisa tehnica este adevarata «tarte à la crème » a profesiei noastre. Este instrumentul de gestiune cel mai citat, cel mai controversat, dar, din pacate, cel mai putin utilizat. Totusi, este cheia de bolta a oricarui sistem de gestiune in restaurant. Exista unii care fac din fisa tehnica singurul sistem de gestiune si impun in egala masura fisele de proceduri pentru fabricatie (retete care trebuie aplicate chiar si de personalul nespecializat) si fisele tehnice ale pretului de cumparare. Altii, aflandu-se si ei in greseala, estimeaza ca fisele sunt complet inutile, deoarece fiecare bucatar are modul lui de a pregati!
Ca de obicei, adevarul se afla la mijloc: nu serveste la nimic sa impui fise, dar trebuie sa ceri fiecarui responsabil cu productia sa calculeze pretul sau de cumparare. Aceste preturi trebuie calculate inainte (pentru a stabili pretul de vanzare – respectand principiile Omnes) si, mai ales, trebuie calculate dupa serviciu.
Din punct de vedere tehnic, elaborarea unei fise nu pune nicio problema majora. Sa luam exemplul unei fise relativ complexe.
1. Prima sarcina: stabilirea unei liste cu ingredientele necesare.
2. Stabilirea unui numar de portii cat mai practice pentru a stabili fisa. Pentru un gratar de o persoana, la o colectivitate sunt 50 sau 100 de portii, iar pentru un fel gatit sunt 10 portii...
3. Estimarea cantitatilor necesare numarului de portii prevazute, pentru fiecare ingredient. Aici ne dam seama ca fiecare bucatar are obiceiurile sale, felul sau de a pregati si nu ar servi la nimic sa schimbam aceste obiceiuri care costa mult si risca sa afecteze rentabilitatea afacerii. Cand apare o reteta noua, va sfatuim sa consultati o carte de bucate pentru a determina cantitatile de produse necesare.
Atentie: cantitatile sunt intotdeauna cele ale produsului brut si nu cele pe care le va regasi clientul in farfuria sa! Nu calculati pretul de cumparare al pestelui calculand doar cele 130 de grame de peste ale fiecarei portii si inmultindu-le cu pretul de cumparare la kilogram. Pentru 130 de grame de peste in farfurie trebuie mai mult de 300 de grame de peste brut!
4. Trebuie apoi, pentru fiecare ingredient, sa calculam pretul de cumparare fara taxe (TVA-ul se recupereaza). In acest caz, si mai ales in cazul produselor de bacanie sau al vinurilor, la care durata de stocare e lunga, pretul ingredientelor respective poate evolua. Trebuie, deci, la fel ca pentru calculul inventarului, sa luam in calcul ultimul pret de cumparare cunoscut, ceea ce permite o reevaluare constanta a stocului.
5. Pretul de cumparare (pentru a fi mai rigurosi, adaugam materia prima) este obtinut prin inmultirea pentru fiecare ingredient a cantitatilor cu pretul unitar de cumparare.
6. Acest pret de cumparare total este impartit la un numar de portii prevazute. Incepand de aici, exista doua solutii:
a) fie pretul de vanzare este deja fixat: meniu permanent, necesitati de regulament sau pur si simplu marketing (concurenta, Omnes). Calculam atunci media C.M. previzional pentru un fel:
Pretul de cumparare unitar / Pretul de vanzare (cu tot cu taxe ) x 100 = C.M. (in procente)
b) sau de utilizeaza Coeficient Multiplicator
Unii utilizeaza acest parametru. Este cifra cu care trebuie inmultit pretul unitar pentru a avea pretul de vanzare.
7. Faza cea mai importanta, in general omisa, consta in validarea ulterioara a fisei tehnice. Bucatarul trebuie sa verifice daca toate cantitatile pe care le foloseste corespund celor prevazute. Pentru aceasta, trebuie sa cantareasca sistematic ingredientele. Aceasta tehnica este ABC-ul restaurantelor: limitele intre care evoluam sunt foarte reduse, iar cantitatile folosite atat de importante incat cea mai mica diferenta intre teorie si realitate poate fi catastrofala!
Legea 20/80 de la „Pareto”
Prin acest exemplu vom ilustra legea Pareto, cunoscuta mai ales ca Legea 20/80 de catre toti statisticienii.
- ca sa vorbesti in mod curent (80 %) o limba straina, e suficient sa cunosti 20 % din cuvinte (dar cele mai folosite)
- pe meniul de vinuri, 20 % dintre ele trebuie sa realizeze 80 % din vanzari
- in rezervele dumneavoastra, 20 % dintre produse reprezinta 80 % din miscarile de stocuri, cumparaturi (carnuri, rezervele casei)
- din contul de exploatare, 20 % din posturi reprezinta 80 % din cheltuieli C.M. + F.P. + T.V.A. (1), de unde notiunea de prim cost etc.
Intr-o serie de fise pe care le aveti, 20 % din ingrediente vor reprezenta 80 % din pretul de cumparare total.
Ca urmare, sunteti obligati sa supravegheati in fiecare fisa gramajele si pretul de cumparare al celor 20 % ingrediente care vor determina 80 % din pretul de cumparare total.
(1) Atentie: C.M. reprezinta „costuri cu materia prima”, F.P. - cheltuieli de personal brut cu taxe
|
