|
Incasarile unui hotel se pot mari prin amenajarea unei sali de conferinte. Dotarile necesare nu sunt nici ieftine, nici scumpe, ci fac atât cât merita. In principiu, este vorba de mobilier, echipamente audio-video, sisteme multimedia si IT&C. Depinde de investitor cum stie sa-si amortizeze investitia, dar este o regula ca, pe masura cheltuielilor, vor veni si incasarile. Despre valoarea investitiei in produse specifice nu va faceti probleme ca sunteti prea largi la punga – aproape ca nu exista limite, date fiind posibilitatile actuale de amenajare si dotare.
Lista dotarilor pentru sali de conferinte este mai lunga decat s-ar crede. Cand vorbim despre centre specializate... suntem deja in criza de timp. O lista foarte scurta inseamna o sala cu cateva scaune. Una foarte lunga incepe cu mobilierul: scaune, mese, banqueting (denumirea mai noua a mesei de la intrare la care se uita din cand in cand invitatii infometati), coffee break (masa la care intarzie invitatii sociabili la inceput de conferinta), pupitru pentru vorbitor, garderoba cu umerase si numere ... si sa ne oprim deocamdata aici, pentru ca finisajele se presupune ca intra in alta categorie. Daca montati si un podium, cei care au ceva de spus vor vorbi de sus, dar emotionati de importanta pozitiei.
Cand e vorba despre celelalte tipuri de dotari, din gama echipamentelor audio-video sau al sistemelor multimedia si IT&C, lucrurile pot evolua spectaculos. Sistemele de gestiune, cele de afisare publica, de sonorizare si traducere simultana inseamna videoproiectoare, ecrane de proiectie si retroproiectie, videowall-uri, table interactive, sisteme de discutii, microfoane cu sau fara fir, solutii de iluminare, de control si automatizare, televizoare si monitoare profesionale sau dispozitive de conectivitate la internet.
Credeati ca am terminat? Este doar o selectie a capitolelor! Numai daca vorbim de sonorizare, trebuie sa stim ca exista sisteme separate care permit transmiterea sunetului catre auditoriul din sala si altele care asigura transmiterea discursurilor si dezbaterilor din cadrul conferintei in exterior, spre alte locatii.
Exista facilitati deosebite si pentru sistemele video, precum comanda automata cu pozitionarea camerei catre microfonul activ si transmiterea imaginii prin internet. Daca este nevoie, aveti optiunea pentru sisteme de vot electronic care asigura si managementul votului, identificarea si validarea participantilor, memorarea sesiunilor de vot si prelucrarea acestora in materialele de sedinta. Posibilitatile de traducere simultana faciliteaza distributia discursului catre cei din prezidiu si/sau catre publicul din sala, permitind participantilor selectarea limbii in care doresc sa asculte interventiile din sedinta. Nu in ultimul rand, mentionam sistemele de detectare a incendiilor, care, daca tot sunt obligatorii, nu strica sa fie si performante.
Vizibilitate, sunet si aer de respirat
Iata cateva repere pentru dimensiunile incaperii: o sala de 8-12 persoane se poate amenaja intr-o camera cu inaltimea de 2,5 - 3 metri, iar pentru 50-100 de persoane inaltimea trebuie sa fie de minimum 3,5 - 4 metri. Cifrele acestea sunt importante pentru a asigura vizibilitate, sunet si aer de respirat.
„Intr-o sala de conferinte se impun asigurarea luminii naturale si implementarea unui sistem eficient de aerisire, inainte de orice alt tip de dotare”, ne-a recomandat domnul Dragos Popescu, General Manager al companiei Concept Hotels. „Sistemul audio-video trebuie bine dimensionat in functie de marimea salii, fiind necesar sa se puna accent pe integrarea perfecta in incapere. Este de preferat ca mesele si scaunele sa fie modulare, asigurand astfel multifunctionalitatea salii si posibilitatea de a gazdui diferite tipuri de evenimente. Pentru confort, sunt de preferat scaune si mese ergonomice. Atunci cand alegeti mobilierul pentru sala de conferinte, ganditi-va ca un eveniment poate dura 6-8 ore, iar un training 16 - 24 de ore, deci puneti-va problema daca mobilierul este suficient de confortabil”, a completat domnul Dragos Popescu.
Criterii de calitate
 Caracteristicile necesare echipamentelor IT&C sunt, dupa cum se stie, nivelul tehnologic de ultima ora (inalta fidelitate a sunetului si inalta definitie a imaginii), fiabilitatea ridicata si intretinerea usoara, necostisitoare. In plus, caracteristici precum portabilitatea si modularitatea sunt foarte apreciate.
„Transmiterea sunetului catre auditoriu fara fire, folosind comunicarea in spectrul infrarosu, este de natura sa permita versatilitati deosebite pentru asezarea mobilierului in salile de conferinta”, a mentionat domnul Adrian Voinu, Director General al firmei Arvo Group.
„Sistemele IT&C dedicate salilor de conferinta, oferite de Arvo Group, sunt sistemul Locatel de gestiune a evenimentelor si afisare publica a informatiilor aferente si sistemele BOSH, de sonorizare si traducere simultana. Furnizam, de asemenea, terminale de comunicatii specifice - telefoane Bittel si, pentru prezentare, ecrane cu tehnologie LCD si plasma de diferite marci si dimensiuni”, a specificat domnul Adrian Voinu.
„Sistemele trebuie sa fie flexibile, adaptabile unor manifestari de mai mica sau mai mare amploare. Ele trebuie sa poata fi adaptate foarte usor, cu minime interventii. Utilizarea simpla este poate cea mai importanta caracteristica (ceea ce este cunoscut sub denumirea generica de “user friendly”)”, a remarcat domnul Daniel Dorofte, Director de Vanzari la Icco Systems.
In privinta mobilierului, domnul Dragos Popescu (Concept Hotels) ne-a atras atentia asupra faptului ca acesta este manipulat de cel putin 10 persoane diferite, cu 10 stiluri de ridicare, coborare, rostogolire, tarare, trantire si pozitionare. „Deci, vorbim de o serie de conditii normale de utilizare foarte vitrege, care inseamna zgarieturi, loviri, supraincarcari de greutate”, a specificat dumnealui. Calitatile necesare mobilierului sunt, printre altele, manevrabilitatea usoara, designul placut, greutatea redusa, posibilitatea de suprapunere pentru economia de spatiu, elemente de protectie (rame metalice, mansoane si tampoane de cauciuc), modularitatea, reglaje ale picioarelor pe inaltime. In conditii obisnuite, durata de exploatare este de minim 4 ani, conform instructiunilor de utilizare. Sunt insa producatori consacrati care au un pret cu circa 30 - 40% mai ridicat, dar castigul este pe masura: materialele sunt mai rezistente, deteriorarea, lenta si mai putin sesizabila, de pilda la stofa de pe scaune, astfel incat durata de viata ajunge la 10 -12 ani.
Multifunctionalele
 „Una dintre tendintele tot mai des intalnite o reprezinta salile multifunctionale, care permit amortizarea investitiei intr-un timp foarte scurt, datorita utilitatilor multiple pe care le ofera.
Un spatiu multifunctional echivaleaza, de multe ori, cu o investitie mult mai profitabila decat crearea unor spatii aservite nevoilor specifice. Estimam ca acest trend ascendent se va mentine si in urmatorii ani”, a declarat Ana-Maria Palade, Marketing Manager al firmei Avitech Co.
Domnul Dragos Popescu ne-a specificat ca: „Sala multifunctionala poate fi folosita ca atare sau divizata in sali mai mici. Avem cativa clienti care folosesc in acest scop salonul pentru micul dejun (ce se distinge de restaurant), pastrand acelasi mobilier”.
Inainte sau dupa?
Uneori, dotarea unei sali de conferinte se face haotic. Cei care vin sa instaleze sistemele audio-video dau de lucru celor care trebuie sa refaca finisajele. “Ideal ar fi ca analiza unei aplicatii sa fie facuta inainte de a incepe amenajarea propriu-zisa, pornind de la date precum dimensiunea salii, numarul maxim de participanti, cerintele speciale legate de afisaj, traducere sau vot. Atingerea unor performante tehnice presupune, pe langa anumite componente, si o anumita arhitectura a salii, de aceea proiectarea si consilierea de specialitate inca din faza de conceptie pot conduce la reusita unei aplicatii de acest gen”, a mentionat domnul Daniel Dorofte, Director de Vanzari la Icco Systems. In opinia domnului Lucian Chete, Director de Vanzari la Icco Electronics, de obicei clientii solicita solutii minimale si cat mai ieftine, iar dupa amenajarea salii sau dupa primele evenimente organizate au diverse solicitari pentru imbunatatirea solutiei, iar de cele mai multe ori imbunatatirea solutiei implica schimbarea echipamentelor.
„Depinde de tipul hotelului, investitor si constructor cum abordeaza lucrarea”, ne-a declarat domnul Dragos Popescu, General Manager la Concept Hotels. „Eu cred ca tine foarte mult de intelegerea modului de functionare a salilor de conferinte si de aportul acestora in veniturile hotelului. In general, in prima etapa a procesului de amenajare, majoritatea clientilor sunt concentrati pe dotarea audio-video, mochetarea este realizata odata cu hotelul....abia apoi se gandesc la restul dotarilor. In cazurile fericite am instalat traseele electrice, am mochetat si la sfarsit am instalat mobilierul si componentele audio-video. De cele mai multe ori, insa, suntem pusi in situatia unei comenzi pentru scaune de conferinta cu doua sau trei saptamani inainte de deschiderea hotelului sau a salilor de conferinte. Uneori este prea tarziu, pentru ca nu se pot stoca 20-30 tipuri de scaune cu diverse texturi ale stofei sau profilului metalic pentru livrare imediata. Productia se face pentru fiecare client in parte, exact ca la croitor”, a marturisit domnul Popescu.
Tendinte
“Putem vorbi de o continua dezvoltare a domeniului, de o deschidere catre nou si inovatie, dar ramane de vazut cum se va comporta piata acum, in conditiile unei contractii previzibile, determinata de impasul economiei globale”, a remarcat domnul Dan Dorofte.
„Acum 10 ani incercam sa conving hotelierii sa investeasca in salile de conferinte, care aveau capacitati de maximum 25 persoane si pareau lucruri din zona Science Fiction. Acum, vorbim de sali de 200 si chiar 400 de persoane care sunt ocupate constant. Industria functioneaza si trebuie sa-ti programezi din timp evenimentul, pentru ca altfel ramai fara sala sau te alegi cu una subdimensionata. Se intampla in Bucuresti ca restaurantele din hoteluri sa fie ocupate 100% de catre participantii la conferinte, clientii hotelurilor fiind nevoiti sa aleaga o optiune ca braseria sau alta locatie. Singura noastra dificultate este inclinatia pietei romanesti spre produse de calitate slaba. De multe ori, clientul intreaba mai intai care este discountul, fara a cunoaste pretul”, a incheiat domnul Dragos Popescu (Concept Hotels).
Profit, deci
„Sala de conferinte este o sursa de profit. Sfatul nostru catre hotelierii interesati este acela de a judeca ofertele primite in functie de binecunoscutul criteriu al timpului de recuperare a investitiei aferente”.
Dipl. Ing. Adrian Voinu, Director General Arvo Group
„Se intampla in Bucuresti ca restaurantele din hoteluri sa fie ocupate 100% de catre participantii la conferinte, clientii hotelurilor fiind nevoiti sa aleaga o optiune ca braseria sau alta locatie”.
Dragos Popescu, General Manager la Concept Hotels
Pentru realizarea acestui articol au oferit informatii firmele: Arvo Group, Avitech Co, Concept Hotels, Icco Systems si Icco Electronics.
|
