|
 In privinta salilor de evenimente precum nunti, botezuri, diverse petreceri sau dineuri, recomandarea inca functioneaza, fie ca este vorba de locatii amplasate in comunitati restranse sau orase mari. De regula, faima buna sau rea se raspandeste in varianta ”de la om la om” si, mai recent, pe internet, desi aceasta din urma este privita cu rezerve daca emitentul opiniei nu este o persoana cunoscuta si de incredere. Atentia sporita a clientilor este fireasca, pentru ca cine vrea sa-si compromita evenimentul (poate cel mai important din viata) din cauza unui slab furnizor de servicii HoReCa? Dupa cum se stie, vestea proasta circula repede, asa ca un operator compromis isi va gasi cu greu clientii, chiar daca isi remediaza intre timp deficientele. De aceea, totul trebuie facut bine din prima, fara nicio greseala.
Salile de evenimente sunt deseori arondate unei alte unitati HoReCa existente – in general un hotel sau un restaurant, care pot oferi dotarea si logistica necesare. ”Cred ca cel mai bine este ca salile de evenimente sa fie amplasate langa un hotel care sa asigure si cazarea participantilor, iar pentru deservirea salii cu mancare proaspata si mentinuta in conditii optime, bucataria sa fie cat mai aproape”, arata doamna Carmen Moldovan, Director al firmei Transnordic Service. Mai exista un trend, cel al salilor de evenimente independente ca locatie, dar de multe ori acestea apartin unor operatori care au deja un restaurant sau un hotel.
Totusi, varianta potentarii la maximum a avantajelor unei locatii existente este predominanta, in conditiile unor investitii reduse. ”Organizarea cu success a multor evenimente a determinat tendinta de a avea o sala de restaurant ce poate fi cu usurinta adaptata pentru evenimente”, arata doamna Alina Roescu, reprezentanta firmei Ardesign Co. Avand in vedere gradul diferit de ocupare, daca spatiul este mult prea mare pentru un restaurant, dar ideal pentru un eveniment, atunci se incearca modularea, respectiv separarea in doua sau mai multe spatii individuale prin folosirea unor panouri mobile. Acest lucru nu este simplu, caci implica o divizare a instalatiilor (sonorizare, lumini etc.) si un concept de amenajare care sa ramana unitar in toate cazurile.
”Industria” din spate
Modurile de operare pot diferi si ele, uneori salile fiind deservite de firme de catering, dar aici apar deseori probleme cu mancarea rece sau uscata, din cauza lipsei dotarilor adecvate. De asemenea, o sala de evenimente care nu are un bar dotat corespunzator, de exemplu o masina de cuburi de gheata de capacitate mare sau un expressor cu 3-4 brate, va avea sigur dificultati. Bauturile trebuie tinute la temperaturi diferite, cu diferentieri intre vinurile rosii, albe si sampanie. In opinia reprezentantei firmei Transnordic Service, nu se pot astepta rezultate spectaculoase daca utilarea bucatariei este minimala sau facuta cu utilaje second-hand.
O sala de evenimente, care sa organizeze si evenimente mari, presupune o adevarata «industrie» si o logistica foarte buna. Pentru ca mancarea gatita sa fie in cantitate mare, variata si pregatita la timp, este necesar ca bucataria sa fie echipata cu utilaje de forta (masini de gatit cu putere mare, cuptoare gastronomice performante, cu 10-20 tavi, sonda de temperatura etc.), tigai basculante si chiar marmite. ”Putine sali de evenimente au, desi stiu cat de util este, un abatitor (congelator rapid). Abatitoarele permit racirea mancarurilor calde intr-un mod rapid, in concordanta cu normele internationale de siguranta alimentara, asigurand maximum de igiena (de la + 90° C la + 3° C in 90 de minute, de la + 90° C la - 18° C in 240 de minute)”, declara doamna Moldovan. Avantajele folosirii unui abatitor mai sunt posibilitatea conservarii in cele mai bune conditii a unei cantitati mari de alimente, pe o perioada mare de timp, racirea rapida prevenind formarea cristalelor de gheata mari intre celulele din mancare, cristale care deterioreaza celulele si le reduc calitatile nutritive. ”Majoritatea unitatilor mai sunt deficitare la depozitare, utilizand doar frigidere de la unitatile care distribuie sucuri sau apa minerala. In mod firesc, trebuie sa existe camere frigorifice specializate, cu o monitorizare permanenta a temperaturilor, atat pentru refrigerare, cat si pentru congelare, la materiile prime si produsele finite”, adauga reprezentanta firmei Transnordic Service.
O sala de evenimente mai trebuie sa dispuna de carucioare din inox, calde si reci, preferabil cu ventilatie. O utilare optima presupune si existenta unor roboti specializati pentru pregatirea unor mancaruri mai rafinate: cuttere, feliatoare de legume, mixere etc.
”Un storcator de citrice profesional, eventual mobil, aduce un plus locatiei sau firmei de catering care se ocupa de eveniment, indiferent de natura lui, datorita faptului ca storcatorul este automat: sucul este preparat imediat, avand sistem de refrigerare incorporat; la interior, este prevazut cu saci de 100 l, permitand efectuarea a 100 de servicii pana cand trebuie golit sacul”, arata doamna Alina Sotir, de la firma Acum Zummo. Aceste storcatoare sunt adecvate locatiilor aglomerate, capacitatea de alimentare fiind de 20 kg. Datorita faptului ca sunt automate, instruirea angajatilor este rapida si simpla: trebuie doar sa stie sa seteze numarul de portocale care urmeaza a fi stoarse, sa stie sa-l dezasambleze pentru curatare si sa schimbe sacul sau cuvele in care se acumuleaza cojile.
Vizibilitate crescuta
Asa cum arata doamna Alina Roescu (Ardesign Co), rezolvarea problemelor legate de acces si vizibilitate este diferita, de la spatiu la spatiu, si este in stransa legatura cu forma salii, cu pozitionarea functiunilor conexe de care acesta dispune: bucatarie, grupuri sanitare, circulatii. ”Indiferent de solutiile alese, va trebui sa avem in final un spatiu in primul rand functional si apoi unitar din punctul de vedere al designlui”, declara dumneaei.
Lipsa perspectivei participantilor catre zonele de interes, in general o scena, un podium, un ring de dans poate fi cauzata de unghiul de vizibilitate sau de distanta, asa ca salile marilor hoteluri au adoptat metoda instalarii unor display-uri amplasate in diferite locuri strategice din sala, care sa preia imaginile captate de o camera video. Intrucat instalarea este destul de complicata, iar locatia respectiva nu tine neaparat sa plateasca o echipa tehnica permanenta, de multe ori aceste servicii sunt externalizate, ceea ce nu este totusi cea mai fericita solutie. ”Intentia de a facilita tuturor invitatilor accesul la imaginile de pe scena presupune ca suprafata display-ului sa fie foarte mare pentru a-si indeplini cu adevarat scopul propus, ca toate persoanele din sala sa poata vedea ce se intampla pe scena, de exemplu. Suprafata mica a ecranelor (de minimum 42") poate fi compensata de numarul lor crescut si amplasarea in cat mai multe colturi. Dar mai eficienta este solutia ecranelor mari, de tip videowall (mai multe ecrane in matrice), care intr-adevar ofera o marire considerabila a imaginii. De exemplu, 2 videowall-uri de 3x3 ecrane de 47" amplasate pe lateralele salii sunt mai eficiente si mai impresionante decat 20 ecrane de 42" independente”, declara domnul Marian Dumitriu, B2B Sales Manager la compania LG Electronics Romania.
Mai trebuie avut in vedere ca o multitudine de display-uri independente necesita o conectivitate complexa, multe cabluri intinse pe jos si aparatura profesionala de mixaj video cu mai multe amplificatoare de semnal, pentru pastrarea calitatii imginii. Cu cat sunt mai putine display-uri si mai mari, cu atat conectivitatea devine mai simpla. ”Organizatorii trebuie totusi sa tina cont de faptul ca externalizarea serviciilor audio/video afecteaza estetica salii: cabluri acoperite cu benzi adezive, printre scaune sau pe caile de acces, mixer video si DJ amplasat ad-hoc intr-un colt al salii... De aceea, se recomanda investitia intr-un echipament propriu de calitate si bine proiectat, care sa aduca un plus de imagine si de valoare brandului salii”, mai remarca reprezentantul firmei LG Electronics Romania.
Cu sau fara huse?
Mobilierul pentru petreceri nu difera foarte mult de cel pentru restaurant. Asa cum ne arata doamna Raluca Milin, de la firma Concierge Concept (Sensio), scaunele pot fi cele tipice de restaurant, cu conditia sa aiba o ergonomie buna, avand in vedere timpul petrecut de invitat in sala, si rezistenta la trafic intens, tinand cont ca acestea vor fi mutate adesea. ”Designul conteaza tot mai mult, in functie si de eveniment; in plus, cred ca a cam trecut vremea scaunelor ieftine, acoperite de huse. Din punctul meu de vedere, fundele si husele erau folosite in special in spatiile unde scaunele si designul lor nu se potriveau cu restul locatiei, erau achizitionate in functie de pret si puteau fi ”camuflate”. Pana la urma, intr-o locatie designul este dat de mobilier, este primul lucru pe care-l remarca invitatul, si evident ulterior trebuie sa si stea pe el cateva ore. Mobilierul se alege si in functie de publicul tinta, caci avem diferite tipologii de locatii, de la cantine pana la restaurante de lux, iar de la un anumit nivel devine clara nevoia de unicitate”, declara doamna Milin.
”Este drept ca acoperirea mobilierului cu huse si diverse accesorii specifice evenimentului ne fac sa pierdem avantajele unui design special poate, dar sa nu uitam ca un mobilier de calitate are, pe langa frumusetea liniei, si o alta proprietate deloc de neglijat, si anume ergonomia. In ceea ce priveste desinul de interior al unui astfel de spatiu, o sala valoroasa ca design se pune singura in valoare si va avea nevoie de mai putine decoratiuni, in timp ce o sala mai simpla va fi infrumusetata cu ajutorul decoratiunilor”, este opinia doamnei Alina Roescu (Ardesign Co).
Pe zona targetata de Concierge Concept (premium), mesele care se cauta in continuare sunt cele cu blat patrat, pentru ca se pot ambienta mai simplu, sunt mai practice pentru restaurante si, de asemenea, se pot uni pentru mese mai mari. ”Ca si procentaj, din cele comercializate de noi, 80 % sunt mese cu blat patrat. Cele cu blat rotund sunt preferate in cafenele sau locatii unde nu se serveste mancare. Evident, vorbim de mese profesionale, cu un picior - cele cu patru picioare sunt mai degraba pentru segmentul rezidential”, adauga reprezentanta Sensio.
Este foarte important sa imprimi un concept foarte clar, bine realizat si concretizat prin mobilier de calitate, care sa aiba sens din punct de vedere financiar si logistic, astfel incat sa nu ajungi in impasul de a-l inlocui dupa 10 luni.
Raluca Milin – Concierge Concept (Sensio) |
Masa – decorativul cu gust
 Aranjamentul mesei face parte din designul general al salii si punerea ei in valoare depinde de lumina, forma salii, amplasamentul si designul meselor ca mobilier, de meniul si prezentarea fiecarui preparat, de decoratiuni. ”In functie de specificul evenimentului, mesele se decoreaza diferit, dar nu ar trebui sa lipseasca fetele de masa, naproanele si servetele asortate cu restul aranjamentelor. Sunt utilizate deseori aranjamentele florale si lampile de masa, iar ca accesorii, putem include numerele de masa”, detaliaza Adriana Grosu, Marketing Manager la firma Concept Hotels.
Gama de obiecte de inventar cuprinde, ca vesela, farfurii de toate tipurile, inclusiv pentru salata, raviera, castroane, platouri, cesti si farfurii de cafea / cappuccino, scrumiere daca este cazul. Apoi sunt tacamurile de baza, pentru aperitiv, desert si uneori peste, in functie de specificul zonei, respectiv paharele – 4 tipuri (tarie, vin alb, vin rosu/apa, sampanie). Exista insa si cereri speciale. ”Am primit tot mai multe solicitari la obiecte din portelan pentru sufleuri, pentru diverse sosuri - de exemplu servite langa peste, iar sosul se doreste portionat intr-un bol mic, care se va regasi pe aceeasi farfurie cu preparatul din peste”, specifica doamna Amalia Baciu-Sarmes, Director de Marketing la firma Axa Porcelaine.
Mai multi furnizori pe aceeasi gama de produse?
Decizia apartine pana la urma clientului, insa orice manager de achizitii stie ca beneficiile sunt mai mari la achizitia unui pachet, fata de un produs individual. Piata este in schimbare, astfel incat furnizorii vin continuu cu produse noi, iar tentatia este mare, in ciuda relatiei cu vechii colaboratori. Aici trebuie tinut cont si de alte aspecte decat pretul produselor: poti economisi la o achizitie cateva zeci de euro prin schimbarea furnizorului, insa trebuie avute in vedere si rapiditatea de reactie, consultanta, calitatea produselor.
Amalia Baciu-Sarmes - Axa Porcelaine |
Cu ceva ani in urma, raportul dintre numarul de locuri si cel al seturilor de obiecte de inventar era de + 50 % (peste numarul de locuri). Asa cum ne arata reprezentanta firmei Axa Porcelaine, raportul a scazut la + 20-25 % si continua sa se mentina la acest nivel. Trebuie sa se tina cont de neprevazut, de spargerile initiale, pana se obisnuiesc ospatarii cu greutatea lor (cum le simt in mana). Neatentia si graba este mare in cazul evenimentelor si astfel spargerile sunt mai dese, spre deosebire de restaurante, care beneficiaza in general de angajati si ospatari instruiti periodic, evaluati mult mai exigent. Conform recomandarii domnului Indru Lazar, reprezentantul firmei Yalco Romania, care a observat o crestere a profesionalismului firmelor de catering (prezenta absolut obligatorie atunci cand doar personalul restaurantului nu poate face fata), stocul poate fi si cu 15 % mai mare decat numarul de locuri.
Rulajul fiind mare si din motive de eficienta in procesul de spalare, se opteaza pentru o vesela simpla,
 rotunda, uneori personalizata, spre deosebire de restaurantul clasic, unde vesela poate avea un design modern, in forma patrata, triunghiulara sau neregulata, de multe ori nepersonalizata. Formele simple inseamna de cele mai multe ori si preturi mai mici, ceea ce poate fi un criteriu de achizitie. Ca dovada, pe masura ce cresc exigentele, si designul obiectelor de inventar poate deveni mai pretentios, cu acelasi accent unitar.
Obiectele de inventar pot fi inchiriate, mai ales cand se apeleaza la o firma de catering care se ocupa de eveniment. Totusi, un bun manager achizitioneaza produsul necesar in ideea dezvoltarii unei afaceri pe termen lung. Achizitiile se fac in general iarna sau primavara inainte de Paste, sezonul nuntilor / evenimentelor incepand aproximativ in luna mai a fiecarui an. In toamna urmatoare se pot face completari sau reutilari, in functie de evolutia afacerii si de necesitatile ei.
In ceea ce priveste calitatea, din pacate se observa ca pe partea de evenimente se merge uneori catre game ieftine, fapt justificat prin numarul mare de persoane care trebuie deservite. O vesela care arata ”ieftin”, intr-o unitate care se vrea din zona premium, este o impietate. Diferentele dintre locatii ar trebui sa fie reflectate de calitatea preparatelor si a serviciilor, deci a dotarii, a ambientului. Acest lucru poate insemna si: artificii, ornamente, aranjamente florale, fantana de ciocolata si multe alte dotari, fiecare sala trebuind sa aiba servicii de baza si servicii optionale, pentru o gama mai larga de clienti. Iar toate acestea sa fie puse in valoare de un personal bine pregatit.
Indru Lazar – Yalco Romania |
Consumabile
In cazul consumabilelor, este necesara o aprovizionare atenta, deoarece vorbim de cantitati mari, pe care nu le putem astepta prea mult. Prin urmare, supravegherea stocurilor este prioritara. Ne referim asadar la produse din hartie (servetele, rulouri profesionale, servetele de tip Z si hartie igienica), la care mai putem adauga saci menajeri, pungi si diverse produse de unica folosinta, pe care firma Piramida Trade Invest le are in portofoliu. ”Lipsa acestora, terminarea stocului in timpul unui eveniment este cea mai mare temere pentru organizatori. Este adevarat, servetele textile pot influenta consumul de servetele din hartie, dar acestea din urma trebuie sa existe neaparat pe masa, totdeauna la dispozitia clientului”, declara doamna Ionela Popa, managerul firmei.
”Prezenta servetelor textile reduce in mica masura cantitatea de servetele utilizate, pentru ca acestea nu se pot substitui decat partial”, este si opinia domnului Alin Matei, Director de Vanzari la firma Monte Bianco. Astfel, pentru un eveniment de nivel mediu (100 – 150 de participanti), fiecare persoana consuma cam 5 – 7 servetele, deci se poate ajunge la un maximum de 1.000 de bucati per eveniment. Cantitate deloc neglijabila, mai ales ca, asa cum arata reprezentantul firmei Monte Bianco, pretul servetelelor a crescut in ultimii 2 ani din cauza modificarilor survenite pe piata materiilor prime.
Tot la capitolul ”consumabile” putem include vesela si tacamurile din plastic, de unica folosinta, care pot fi utile in cazul unui eveniment la care se serveste in stil bufet. Sunt produse pe care unitatile HoReCa si le procura fie direct de la furnizor, fie din retail. Domnul Doru Bodac, de la firma Enigma Trading 2000, ne atrage atentia doar asupra unui aspect: respectarea de catre aceste consumabile a legislatiei referitoare la ambalaje si produse destinate sa vina in contact direct cu alimentele.
In locatiile in care traficul este mare, sunt absolut necesare produsele profesionale de curatenie (fiind vorba de concentrati cu o putere mare de actiune), mopuri plate, carucior pentru curatenie, raclete, lavete si consumabile din hartie. Este recomandata folosirea unor astfel de produse indiferent de frecventa evenimentelor. Detergentii sunt alesi in functie de suprafetele curatate, iar personalul trebuie consiliat in sensul utilizarii corecte, la dilutiile corespunzatoare. Respectarea fiselor tehnice are de suferit atunci cand se lucreaza cu angajati neinstruiti, sau care nu au avut timp sa-si insuseasca toate informatiile, mai ales atunci cand are loc o schimbare frecventa a personalului.
Diana Vladascau - Cleaning Logistic |
Merge si fara alcool
Vinurile fara alcool sunt produse care pot fi consumate de toata lumea, indiferent de varsta sau starea de sanatate, de locul sau conjunctura servirii acestuia. In acelasi timp, sunt atinse publicuri tinta foarte bine definite si variate: soferi, oameni de afaceri, sportivi, femei insarcinate sau persoane cu probleme de sanatate. ”Pana acum, vinurile fara alcool pe care le distribuim au fost cerute in special la evenimente pentru mediul de afaceri, medical, pentru transportatori”, arata doamna Andreea Natalia Barac, Sales & Events Manager la firma A&N Holiday. ”Oferta noastra de vinuri fara alcool pentru restaurante difera de cea pentru evenimente, produsele fiind variate, cu diverse cupaje, cuprinzand si produse premium: vinuri spumante sau «Bio»”, completeaza dumneaei. Romania este insa o piata tanara pentru vinurile fara alcool, iar consumatorii romani abia se obisnuiesc cu existenta produsului, a ideii in sine. In fapt, si pentru acest segment de vinuri se poate vorbi fara dubii despre calitate, varietatea soiurilor, talentul unui somelier de a combina vinul cu preparatele. Promovarea in cadrul evenimentelor, cu aportul personalului din sala care sa semnaleze existenta acestei alternative de consum va modifica desigur, in timp, perceptia generala asupra vinurilor fara alcool.
Am abordat in acest articol cele mai importante elemente care contureaza o sala de evenimente: dotari cu echipamente, obiecte de inventar si decoratiuni, design, mobilier, consumabile si alte cateva. In privinta preparatelor si a personalului... va puteti inspira din arhiva revistei, destul de ampla, pentru ca este un domeniu in care sunt multe de spus, si au fost spuse de-a lungul timpului.
Pentru realizarea acestui articol au oferit informatii firmele: Acum Zummo, Ardesign Co, Axa Porcelaine, A&N Holiday, Cleaning Logistic, Concierge Concept (Sensio), Concept Hotels, Enigma Trading 2000, LG Electronics Romania, Monte Bianco, Piramida Trade Invest, Transnordic Service si Yalco Romania.
|
