|
Aceasta lista nu este nici pe departe completa, dar are meritul sa sintetizeze analize si observatii ale consultantilor, revazute de multe ori in ultimii cincisprezece ani, timp in care aceste mici trucuri mari au avut multe de demonstrat…
Pentru a stapani mai bine Costul Materiei Prime, patru investitii sunt indispensabile: un cantar, o balanta pentru cantarit scrisori, un ciocan si cuie !
 1. Cantarul este indispensabil in zona de receptie a marfurilor. Cantariti sistematic orice produs la intrare si comparati rezultatul cu bonul de livrare. Veti avea surprize mari. Un restaurator care a urmat acest sfat si-a cumparat un cantar, fara sa-si anunte furnizorul. El a notat in fiecare zi, timp de o luna, diferentele (minore de cele mai multe ori, 2 coaste de miel ici, 180 de grame de fileu colo…) intre livrarea reala si bonurile care insoteau marfa. La sfarsitul lunii, a trimis o nota recapitulativa furnizorului cu care lucra de trei ani de zile, facand un calcul prin care sa demonstreze ca factura pe luna respectiva nu ar putea sa acopere nici macar pierderile probabile inregistrate in ultimii trei ani… si, bineinteles, anuntandu-l ca nu va mai lucra cu el.
 2. Cantarul pentru scrisori va este util pentru a cantari aproape la gram noile retete si pentru a controla cel mai des posibil, fisele tehnice, de cele mai multe ori teoretice, pentru a le reactualiza atunci cand este cazul. Marii bucatari urmeaza acest sfat si de multe ori sunt foarte multumiti. Ei controleaza, la mililitru, consumul de smantana proaspata care intra in compozitia sosurilor, dandu-le bucatarilor un polonic special facut pentru asta.
 3. Iar ciocanul va va ajuta sa bateti un cui deasupra cantarului de la receptie, pentru a va motiva sa agatati in el toate bonurile de livrare dupa ce ati verificat intrarea marfii. Apropo, fiti fermi cu furnizorii si faceti-i sa respecte doua principii, chiar daca asta inseamna sa refuzati livrarea:
- nu acceptati nicio livrare in timpul serviciului
- nu acceptati nicio livrare fara ca toate cifrele sa se verifice
La sfarsitul zilei, sau in dimineata urmatoare, adunati-va toate bonurile de livrare pentru a le compara cu receptiile de ziua trecuta si apoi cu notele dumneavoastra.
4. In anumite bucatarii americane, veti vedea de multe ori un bax de sticle de ketchup aproape goale, rasturnate cu capul in jos, din care se scurg cele cateva picaturi ramase pe peretii sau pe fundul sticlei, intr-un recipient mai mare care se varsa intr-o alta sticla plina pe trei sferturi. Astfel, aceasta atitudine care merge dincolo de o simpla demonstratie a ceea ce inseamna sa recuperezi, sensibilizeaza personalul sa-si formeze reflexul „anti-scurgere” care inseamna economisirea a 1,5 sau chiar 2 puncte din costul pe materie. Prin acest exemplu se vede ca drumul rentabilitatii nu trece doar prin sofisticarea instrumentelor de gestiune, precum computerul, ci imprumuta mult din caile bunului simt si ale simplitatii.
5. Bun simt si simt al evidentei care, spre deosebire de situatia cu sticlele de ketchup, le lipseste unor anumiti profesionisti. Ei sunt atat de atenti sa controleze terenul, cu nasul lipit de parbriz, incat nu mai stiu sa se indeparteze indeajuns pentru a controla esentialul: facturile de plata si marfa primita. In ciuda sistemelor sofisticate de gestiune a marfurilor (inventare permanente, bonuri de iesire economat, inventar permanent al stocurilor tampon etc.) sunt atatea cazuri de directori de aprovizionare („food and beverage managers”) neglijenti care de doua-trei ori pe saptamana fac cumparaturi si le livreaza catre prieteni de-ai lor, bineinteles, fara factura si pe bani putini. Cateva zile dupa aceea, facturile ajung la hotel, sunt semnate si primesc si un bon de plata… Smecheria a reusit ! Morala: nu trebuie sub nicio forma sa uitati sa aplicati un sistem de control serios al facturilor primite si sa platiti intrarile reale.
6. Dupa costul materiei prime, care este vedeta incontestabila a controlului pierderilor in afacerea dumneavoastra, va propunem un truc pe cat de original, pe atat de practic si eficace pentru a gestiona mai strict cheltuielile de personal, respectiv pe cele cu contractele pe perioada determinata. Este vorba pur si simplu de a aplica un sistem de gestiune a timpului de lucru pe baza de cartele electronice de prezenta. Fiecare angajat dispune de o cartela personala care se introduce intr-un contor la sosire si pe care o ridica la plecare. La sfarsitul lunii, fara niciun fel de contestatie, cu o precizie de 11.100 de ore si mai ales fara interventie manuala (este complet inutil sa se completeze zilnic pontajul cu orele lucrate, dupa cum s-a vazut in capitolul „Tablou de bord”, urmarirea zilnica a cheltuielilor de personal), masina indica totalul orelor lucrate pentru fiecare persoana. O noua generatie de metode de inregistrare fac de putina vreme acest tip de activitate (fiecare angajat tasteaza codul personal in momentul cand se asaza si cand pleaca de la postul sau de lucru). Avantajul dispozitivului electronic este ca poate sa editeze si grafice, sa faca o analiza a saptamanii trecute, foarte utila pentru a face o previziune a saptamanilor urmatoare.
7. Dupa prime-cost si cheltuielile generoase de cazare la hotel, cele mai mari cheltuieli sunt, fara tagada, cele cu energia. Exista totusi pe piata o gama intreaga de dispozitive pentru controlul energiei, care merg de la computerul pe care se incarca programele cu rutele electrice, oprirea si controlul aparatelor, la becul care consuma de 10 ori mai putin si pana la bateriile solare care incalzesc piscinele. Astfel, la originea investitiei, poate fi util sa va ganditi la un sistem economic eficace, disponibil de mai multi ani de zile si totusi foarte putin raspandit: un declansator de incalzire (a intregului circuit electric al camerei, daca acesta nu are si un sistem de racire) legat de panoul cu chei. Din momentul in care clientul isi ia cheia din panoul de la receptie, sistemul de incalzire porneste si se opreste la plecare, in momentul cand cheia este pusa la locul ei in panou. Sistemul este foarte avantajos, pentru a declansa si a opri dispozitivul de climatizare, foarte mare consumator de energie si deci, foarte scump.
8. Tot in domeniul controlarii costurilor cu energia, am constatat ca este profitabil sa se realizeze la sfarsitul fiecarei luni, odata cu inventarul, un extras al valorilor afisate de contoarele electrice si de gaz pentru a urmari consumul in kilowati si in metri cubi pe toata perioada afectata de costul acestora din urma. Aceasta informatie simpla despre cheltuielile reale este un element de formare si de motivare a colaboratorilor, care poate fi folosit si in alte sectoare ale intreprinderii: la vesela se afiseaza pretul de achizitie a paharelor, farfuriilor si costurile de casa din luna, la lenjerie pretul prosoapelor, cearsafurilor si cuantumul facturii pe ultima luna etc. Coloanele cu cheltuielile generale pot intra in calculul primelor de contracte de dividende, pentru care nu se platesc contributii sociale, un alt factor de reducere a costurilor prin imbunatatirea productivitatii.
9. O alta sursa sigura de „scurgeri”: notele telefonice. E foarte posibil ca printre angajatii dumneavoastra sa fie persoane cu rude in provincie sau in strainatate si ca e posibil ca acestea sa nu fie intotdeauna cinstite. Controlati-le accesul la telefon si luati-va cateva masuri elementare de precautie – limitati apelurile la cele interurbane sau la cele cateva numere ale furnizorilor din provincie.
10. In fine, ultimul truc ce va va ajuta sa stapaniti mai riguros costurile: negociati comisioanele pentru cartile de credit. Sa nu uitati nicio clipa ca gruparea Cartea Albastra ca si American Express sau Diner`s Club sunt furnizori (ca si bancile) si ca este foarte convenabil sa respectati pana la capat regulile liberalismului comercial. Asa cum negociati cu bancherii comisioanele pe retragerile, depunerile sau transferurile de conturi, trebuie sa negociati si cota maxima de comision pentru Cartea Albastra. Si inainte de a fi de acord cu un anumit tip de card, faceti un sondaj printre cel putin o suta dintre clientii dumneavoastra, pentru a vedea ce tip de card poseda, daca sunt purtatori dubli sau tripli, ce carduri utilizeaza cel mai mult si daca sunt dispusi sa foloseasca altceva in alte conditii…
Evident, lista trucurilor care sa va ajute sa stapaniti mai bine costurile poate sa se intinda pe cateva zeci de pagini.
Sa ne multumim sa reluam in loc de concluzie la acest capitol o reflectie sociologica asupra cinstei: in orice afacere si oriunde in lume, 10% dintre oameni sunt onesti, indiferent de tentatii si 10% necinstiti, indiferent care ar fi mijloacele de represiune…
In ceea ce-i priveste pe ceilalti 80%, totul depinde de sistemele de control de gestiune aplicate! Fara niciun sistem, 90% sunt necinstiti, cu un sistem bun, 90% sunt cinstiti, pentru ca „prevenirea, formarea, informarea si motivarea si-au jucat fiecare rolul”.
Sa fie aceasta o noua formulare a Legii 20/80 ?
|
